工程安装公司采购管理流程

1.1可作为采购部开展工作的规范依据。

1.2可作为公司领导考核采购工作业绩的衡量依据。

1.3可作为采购部人员工作中相互监督与协作配合的依据。 二、管理归口

2.1采购经理是采购部的上级直接领导。 2.2采购部的工作直接对采购经理负责。 三、工作职责 3.1各部门职责

3.1.1采购部负责根据生产、销售及工程施工等各部门物品需求计划，编制与之

相配套的采购计划，并组织具体的实施，包括询价、比价、采购、收货、办理入库和付款申请等，保证公司经营过程中的物资供应。

3.1.2技术部负责施工经营等物资的申请采购、技术参数选择和审核、验收及办

理入库存。

3.1.3财务部负责采购物资货款的审核和支付。 3.2采购部物资供应

3.2.1负责原辅材料、小五金、包装材料、备品、备件、办公用品及化学药剂等

的采购供应工作。

3.2.2认真做好市场调查和预测，掌握物资市场价格信息等情况。

3.2.3及时采购《采购审批单》中提出的各类物资，做到既要价格合理、又要保

证质量，以达到性价比最优。

3.2.4负责各类采购合同的签订与管理、落实工作，并制订相应的管理制度。 3.2.5严格执行公司制定的物资供应制度，按照采购原则进行采购作业，根据生

产、销售及工程施工等安排做好物资供应的进度控制，实现物流的优化管理。

3.3采购物资的入库与结算

3.3.1负责办理购进物资到货后的相关手续的办理工作。 3.3.2对不合格产品及时退货或与供应商协商退款事宜。 3.4供货单位的质量审核

3.4.1参加对供货单位进行质量管理体系的审核工作。

3.4.2加强物资供应档案的管理，做好物资信息情报的工作，建立起牢固可靠的

物资供应网络，并不断开辟和优化物资供应渠道。 3.4.3负责制订物资采购工作各项管理制度。

3.4.4建立可靠的物资供应链，与技术部等有关部门做好供应商评估、优化选择、

关系处理等工作，使之按时、按质、按量进行物资供应。 3.5负责公司外委托加工的出入库业务。

3.6与公司内各部门加强沟通配合，处理好生产经营过程中发生的各物流管理需

求协调平衡的事项和突发问题。 3.7完成公司领导交办的其他工作任务。

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深圳市XXX工程有限公司 采购管理程序 文件类文件编号 修改日期 A 版号 1.0 PL-CGGL09072600 2009-09-21 四、职责权限

4.1对于未经批准的《采购审批单》有权拒绝采购。

4.2有权要求仓库保管员提供库存表、有权要求财务提供供应商的账目表。 4.3采购权。有权采购公司生产、销售、工程施工及办公用品等所需要的一切物资。

五、工作标准

5.1坚决执行总经理下达的各项工作指令，并且圆满地完成。

5.2根据需求计划和物资库存情况编制合理的采购计划，按时、按质、 按量地供应公司生产、销售及工程施工等所需要的各种物资，为公司经营活动提供了物资保障。

5.3严格执行公司物资采购制度，遵守公司制定的采购原则；采购作业及供应商管理、供应渠道的建立等方面的工作均符合公司制度要求。

5.4与公司其他部门能够很好地沟通和协作配合，对物资供应发生异常情况或施工任务的临时调整变动，均能较好地与有关部门沟通协调处理。

5.5根据各部门需求计划，实行定期订购和定量订购方式，达到最小限度地占用流动资金，提高资金使用效益。 5.6对供应商的管理办法行之有效，所建立的物资供应渠道及供应网络牢固可靠，对物资供应的情报工作及物资供应档案资料管理均达到了规范要求。

5.7对采购员的日常管理严格，外出采购人员没有出现损害公司利益及违章违纪现象，工作效率普遍反映均好。

5.8日常工作管理有条理，办公台整洁，工作秩序好、效率高。 六、程序 6.1请购程序

6.1.1申请单的开立、递送

6.1.1.1申请部门经办人员根据工程施工计划的安排和生产状态，非常用件、设

备类产品（如引风机、水泵等）提前7天，常用件（如电线电缆、电压表等）提前3天填写《材料计划单》，并注明材料的品名、规格型号、参数、数量、需求日期、技术要求及注意事项经部门经理审核后，把《材料计划单》交仓库管理员核查库存情况，没有存货时开立《采购审批单》送采购经理批准后转交采购部购买。

6.1.1.2为发挥集中采购之优势，常用原、辅材料以月用量尽可能一次请购分批

交货的方式进行。紧急请购时，由申请部门在申请单中注明紧急和原因。 6.1.2申请单的更改及撤销

申请单如有更改或撤销应立即由原申请部门通知采购部停止采购，在原《采

购审批单》注明“撤销”及其原因，采购部尚未执行采购的，将原《采购审批单》退回原请购部门，已执行采购的，由申请部门负责会同采购部与供应商协商解决。 6.2采购程序

6.2.1采购工作以《采购计划》和《采购审批表》为依据。

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深圳市XXX工程有限公司 采购管理程序 文件类文件编号 修改日期 A 版号 1.0 PL-CGGL09072600 2009-09-21 6.2.2采购紧急物资时必须是公司认可的合格供应商或配件是原装配套厂家。 6.2.3在可行时，可以委托物料加工者或采购代理方进行进货检验，但应与之形

成质量保证协议。

6.2.4采购人员必须具备采购活动需要的专业知识，能熟练运用电脑在信息网络

上进行数据处理工作，有较好的谈判技能。

6.2.5根据生产计划，采购部下达经批准的基本物料采购计划、零星采购计划，

该计划是采购活动中“采购什么？采购多少？何时到货？”的基本依据。

6.2.6采购部根据物资的分类，把基本物料采购计划分配给不同的采购责任人。 6.2.7采购责任人员在收到采购计划后，应认真核对计划的可执行性，如有不可

执行的项目，应以书面形式反馈给计划制订部门，以便计划部门及时调整计划。

6.2.8采购人员将采购计划逐项核对评定的供应商相关信息，拟制采购订单，采

购订单应清楚列明采购物料生产厂家、相应的厂家规格/型号、采购数量和要求交货的日期等。货期不能满足时，需注明新的定约时间。

6.2.9采购订单必须按采购订单审批、签返流程进行规范化和审批，采购人员将

经采购经理或其授权人批准的订单发给供应商，并要求供应商在规定时间内签返以示确认。采购订单签返后即生效，其复印件应由采购部存档并妥善保管。

6.2.10签返的订单如有价格、货期、包装的更改，采购人员应重新评议。

6.2.11采购计划中，未列入评定合格供应商的物料，则属风险采购；风险采购必

须在申请单获得准许后，方可实施采购。此物料的使用应由相关技术人员明确特定用途和要求，不可简单二次使用的此类物料，如有二次使用应在受控状态下进行。

6.2.12订单下达后，采购人员负责跟单，不断提醒供应商按期交货。

6.2.13货到仓库，采购员应以《到货通知书》的形式通知仓库收货人员，并告知

该物料的紧急程度，以便及时送检。

6.2.14采购因技术改进或其他特殊要求需作物料替换时，必须履行规定的认可审

批手续。

6.2.15外协加工程序

a)外协加工采购人员负责及时、正确地申请、传送外协加工所需技术文件或加工要求图纸等资料；

b)对重点物料加工，由采购部人员组织技术部人员对外协供应商相关人员进行生产现场技术考察并进行首次加工评审。外协物料加工可以由技术部人员或授权人在供应商现场检验，也可以送回检验，具体检验方式由技术工程部提出、实施；

c)由采购部负责保持和外协加工供应商的日常沟通和联络，协调解决外协加工过程中的品质、工艺等问题。

d)由技术工程部组织对外协供应商实施定期考评，组织工艺辅导和品质稽查，监督供应商落实纠正、预防措施。

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深圳市XXX工程有限公司 采购管理程序 文件类文件编号 修改日期 A 版号 1.0 PL-CGGL09072600 2009-09-21 e)外协加工供应商必须按公司的要求提供产品生产过程中的有关品质数据，该数据由工程部管理并纳入公司质量档案库中存档。 七、验货控制程序

7.1供应商将物料送到仓库或施工现场，仓库管理人员在接收送来的物料时，应

对其品种、数量和包装进行核对和登记，确认无误后，在送货单上签字领收。 7.2仓库管理人员通知技术人员对物资进行验收，由技术人员实施验证，对于风

险采购物料技术部应按加严方式验证或检验方可入库。

7.3对于已经在施工工地或其他场所检验的物料，仓库根据技术部验收的结果进

行“直接接收”操作。 八、月底对账、付款结算

8.1与供应商交易日期划分为每月15日到下月14日，每月16日～20日对账，

仓库管理员须在16日前将验收人签名完毕的《入库单》送交采购部。 8.2采购员经与供应商及财务入账单核对无误，填写《付款申请单》经财务负责

人签字后呈送公司总经理审批付款。

8.3财务部应在合同规定的付款期限内支付合同款项，如有付款延迟状况，财务

部必须第一时间通知采购部，由采购部与供应商沟通协调送货情况，以免出现付款延迟造成到货不及时而影响工程进度的情况发生。 九、采购流程图见附件 附件：

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深圳市XXX工程有限公司 采购管理程序 文件类文件编号 修改日期 A 版号 1.0 PL-CGGL09072600 2009-09-21 材料计划表 审批 有库存 申购部门申领 无库存 采购申请表 不同意 审批 不同意 采购部接收 同意 现场签约或传真签约 询价、议价 比价报告 审批 审批 否同意 确认供应商 跟踪发货 订购单或合同订购单或合同 预付款或订金仓库接收或工地签收 验收 合格 入库 不合格退货或换货 不同意 采购明细账及存档 同意 审批 付款或质保金付款通知单付款通知单 共5页第5页